کاغذ مهم ترین و اصلی ترین فاکتور ، در فرآیند چاپ متون و تصاویر می باشد و بر اساس ویژگی های خاصی که دارد نقش پررنگ و تعیین کننده ای را بر کیفیت و وضوح چاپ دارد . کاغذ نوعی لوازم التحریر می باشد . امروزه بالغ بر 300 نوع کاغذ مختلف در بازار وجود دارد که ممکن است ضخیم یا نازک ، نرم یا سخت ، آماده شده برای کار در یک روی آن و یا هر دو رو، شفاف یا غیر شفاف ، پوشش دار و یا بدون پوشش باشد و ده ها نوع کاغذ مختلف بر اساس نیاز و کاربردی که دارند تولید و با نام های مختلفی روانه بازار مصرف کننده میشوند .

کاغذ A4 پرکاربردترین و پرمصرف ترین نوع کاغذ در ایران و دیگر نقاط دنیاست . بیشترین مصرف کاغذ A4 در شرکت ها و ادارات می باشد که یکی از اقلام مصرفی اداری به حساب می آید , در نتیجه کیفیت نوع کاغذ و همچنین قیمت مناسب کاغذ A4 برای مدیران شرکتها و موسسات بسیار حائز اهمیت می باشد . کیفیت بالا و قیمت مناسب کاغذ موجب میگردد که یک برند ، جایگاه ویژه ای را در بازار کاغذ پیدا کند . بررسی ها حاکی از آن است که کیفیت بالای کاغذ با طول عمر دستگاههایی که از کاغذ استفاده میکنند رابطه مستقیمی دارد , برای مثال میتوان گفت که دستگاه کپی ، دستگاه پرینتر ، دستگاه فکس و سایر دستگاههایی که ماده اصلی مصرفی آنها کاغذ است طول عمر مشخصی دارند ، که قطعا با استفاده از کاغذ های مناسب و با کیفیت بالا میتوان بیشترین استفاده را از طول عمر مفید دستگاه داشت .

بهترین کاغذ A4 کاغذی است که ساخت کشور اندونزی باشد و نیز با دستگاههای لیزری برش خورده باشد . کاغذ باید توپر و یک دست باشد چرا که وقتی جلوی نور گرفته می شود به گونه ای نباشد که بعضی جاهای کاغذ بیشتر و بعضی کمتر نور را عبور دهند . گراماژ کاغذ A4 معمولی بین 70 تا 80 گرم می باشد که عمده آن در بازار 80 گرمی می باشد . برندهای مختلفی از کاغذ A4 در بازار کاغذ ایران وجود دارد .

کاغذ A4 کپی مکس ، کاغذ a4 پیپروان ، کاغذ a4 دبل آ ، کاغذ a4 سل پیرینت از برند های معروف کاغذ a4 می باشند .

کاغذ A5
از کاغذ A5 معمولا برای چاپ نامه ها و متن های کوتاه استفاده میشود . کاغذ A5 می تواند در زمان وهزینه های چاپ شرکت ها و مؤسسات در هنگام چاپ و کپی کردن صرفه جویی بسیاری داشته باشد . نامه های اداری اصول نوشتاری و قواعد خاصی دارند که باید در نوشتن آن دقت و توجه بیشتری شود که سایز نامه یکی از این قواعد است ، این نامه ها معمولا کوتاه هستند و نویسنده باید در چند جمله مقصود خود را منتقل کند؛ اندازه کاغذ در نامه های اداری به جز مواقعی که نامه طولانی باشد a5 می باشد و نیز حتما باید به صورت تایپ شده باشد . اندازه سایز کاغذ A5 ، به میزان 14*8.21 سانتی متر می باشد و قیمت این کاغذ نیز بسیار مناسب می باشد .

کاغذ تحریر
کاغذ تحریر در تقسیم بندی جهانی که از کاغذها صورت گرفته به عنوان کاغذ تحریری و چاپی نام گذاری شده است و همچنین انواع مختلفی دارد . کاغذ تحریر به دو صورت پوشش دار و بدون پوشش می باشد که در ایران معمولا کاغذ تحریر بدون پوشش عرضه می شود . کاغذ تحریر عمدتاً برای چاپ کتب و اوراق اداری مانند سربرگ ، یادداشت و پاکت استفاده می شود و همچنین گرماژ متفاوتی دارد که در گرماژ 70 تا 120 گرم در بازار موجود است و همچنین بیشترین کاربرد را در 70 و 80 گرمی دارد. کاغذ تحریر در سایز های 100*70 و 90*60 ارائه می گردد .

کاغذ تحریر دارای مقاومت مناسب ، روشنی زیاد ، قابلیت بایگانی یا به عبارتی نگهداری طولانی مدت می باشد . در صنایع چاپ و تحریر کاربرد زیادی دارد ، مثلاً برای چاپ انواع کتابها ، مجلات ، پاکت نامه ، پاکت نامه مخملی و سررسیدها از کاغذ تحریر استفاده می شود . کاغذهای کپی و چاپ برای دستگاه های پرینتر از این نوع کاغذ می باشد .